Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ermoglicht es Ihnen als Hauptbenutzer, Unterbenutzer (z.B. Mitarbeiter) anzulegen und deren Zugriffsrechte granular zu steuern. Jeder Unterbenutzer erhält eigene Zugangsdaten und kann nur auf die Funktionen zugreifen, die ihm über Berechtigungsgruppen zugewiesen wurden.

Hinweis: Der Zugriff auf die Benutzerverwaltung erfordert die Berechtigung users. In der Regel hat nur der Hauptbenutzer diese Berechtigung. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Gruppen & Berechtigungen.

Berechtigungskonzept

SimplyConnect unterscheidet zwischen dem Hauptbenutzer und Unterbenutzern:

• Hauptbenutzer: Das primare Konto, das bei der Registrierung erstellt wurde. Der Hauptbenutzer hat automatisch Zugriff auf alle Funktionen und benötigt keine explizite Berechtigungszuweisung. Der Hauptbenutzer ist daran erkennbar, dass sein Kurzname (uname) mit dem Benutzernamen (username) ubereinstimmt.
• Unterbenutzer: Zusätzliche Benutzerkonten, die vom Hauptbenutzer angelegt werden. Unterbenutzer erhalten ihre Berechtigungen ausschliesslich über die ihnen zugewiesenen Berechtigungsgruppen. Ohne Gruppenzuordnung haben sie keinen Zugriff auf geschutzte Funktionen.

Tipp: Erstellen Sie zuerst die benötigten Berechtigungsgruppen unter Gruppen & Berechtigungen, bevor Sie Unterbenutzer anlegen. So können Sie die Gruppen direkt bei der Erstellung zuweisen.

Unterbenutzerliste

Die Benutzerverwaltung zeigt eine Übersicht aller angelegten Unterbenutzer. Für jeden Benutzer werden folgende Informationen dargestellt:

• Name -- Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse -- Für Benachrichtigungen und Passwort-Wiederherstellung
• Benutzerinformation -- Optionales Freitextfeld
• Nebenstelle -- Interne Durchwahl
• Standardtelefon -- Das Telefon, das dem Benutzer als Standard zugeordnet ist
• Status -- Aktiv oder deaktiviert
• Gruppen -- Zugewiesene Berechtigungsgruppen

Inline-Bearbeitung

Einige Felder können direkt in der Listenansicht bearbeitet werden, ohne ein separates Formular öffnen zu müssen. Klicken Sie auf den Wert, den Sie ändern möchten, nehmen Sie die Änderung vor und bestätigen Sie. Folgende Felder unterstützen Inline-Bearbeitung:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Benutzerinformation
• Nebenstelle
• Standardtelefon

Neuen Unterbenutzer anlegen

1. Klicken Sie auf die Schaltflache Neuer Benutzer oberhalb der Benutzerliste.
2. Fullen Sie das Formular aus:
   • Vorname und Nachname -- Name des Benutzers
   • E-Mail-Adresse -- Wird für Systembenachrichtigungen verwendet
   • Passwort -- Zugangskennwort für den neuen Benutzer. Muss mindestens 8 Zeichen lang sein und sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthalten.
   • Nebenstelle -- Interne Durchwahl (optional)
   • Benutzerinformation -- Optionales Freitextfeld (z.B. Abteilung, Position)
   • Standardtelefon -- Das Telefon, das dem Benutzer als Standard zugewiesen wird
3. Klicken Sie auf Speichern, um den Benutzer anzulegen.

Der neue Unterbenutzer kann sich anschliessend mit seinen Zugangsdaten im Selfservice-Portal anmelden.

Unterbenutzer bearbeiten

Bearbeitungsdialog

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben einem Benutzer, um den vollständigen Bearbeitungsdialog zu öffnen. Hier können Sie alle Eigenschaften des Benutzers anpassen:

• Persönliche Daten -- Name, E-Mail, Benutzerinformation
• Zugangsdaten -- Passwort ändern
• Nebenstelle -- Interne Durchwahl
• Standardtelefon -- Standard-Telefonzuordnung

Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Speichern.

Telefonzuordnung

Über die Telefonzuordnung legen Sie fest, welche Telefone ein Unterbenutzer nutzen darf. Dies beeinflusst, welche Geräte der Benutzer im Portal sehen und steuern kann.

1. Öffnen Sie den Bearbeitungsdialog des gewünschten Benutzers.
2. Im Bereich Telefone finden Sie ein Mehrfachauswahlfeld (TomSelect). Beginnen Sie zu tippen, um verfügbare Telefone zu suchen, oder klicken Sie in das Feld, um die vollständigen Liste zu sehen.
3. Wählen Sie die gewünschten Telefone aus. Bereits zugeordnete Telefone werden als Chips dargestellt und können über das X-Symbol einzeln entfernt werden.
4. Speichern Sie die Änderung.

Ein Unterbenutzer sieht im Portal nur die ihm zugeordneten Telefone und kann nur deren Einstellungen und Anrufprotokolle einsehen.

Tipp: Ordnen Sie jedem Unterbenutzer nur die Telefone zu, die er tatsächlich benötigt. So behalten alle Benutzer eine ubersichtliche Ansicht.

Gruppenzuordnung

Berechtigungsgruppen steuern, auf welche Funktionen ein Unterbenutzer Zugriff hat. Die Gruppenverwaltung selbst ist unter Gruppen & Berechtigungen beschrieben.

1. Öffnen Sie den Bearbeitungsdialog des gewünschten Benutzers.
2. Im Bereich Gruppen werden alle verfügbaren Berechtigungsgruppen angezeigt.
3. Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen aus, die dem Benutzer zugeordnet werden sollen.
4. Speichern Sie die Änderung.

Die Berechtigungen aller zugewiesenen Gruppen werden kombiniert. Hat ein Benutzer beispielsweise zwei Gruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen, erhält er die Vereinigung aller Rechte aus beiden Gruppen.

DDI-Zuordnung

Neben Telefonen und Gruppen können Sie auch festlegen, welche Rufnummern (DDI) ein Unterbenutzer sehen und verwalten darf:

1. Öffnen Sie den Bearbeitungsdialog des Benutzers.
2. Im Bereich Rufnummern wählen Sie die DDI-Nummern aus, auf die der Benutzer Zugriff haben soll.
3. Speichern Sie die Änderung.

Nicht zugeordnete Rufnummern sind für den Unterbenutzer im Portal nicht sichtbar.

Benutzer aktivieren und deaktivieren

Über den Status-Schalter in der Benutzerliste können Sie einen Unterbenutzer schnell aktivieren oder deaktivieren:

• Aktiv -- Der Benutzer kann sich im Portal anmelden und alle ihm zugewiesenen Funktionen nutzen.
• Deaktiviert -- Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden. Seine Konfiguration und Zuordnungen bleiben erhalten und werden beim erneuten Aktivieren wiederhergestellt.

Tipp: Deaktivieren Sie Benutzerkonten von ausgeschiedenen Mitarbeitern, anstatt diese zu löschen. So bleibt die Zuordnung erhalten und kann bei Bedarf reaktiviert werden.

Unterbenutzer löschen

1. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben dem Benutzer, den Sie entfernen möchten.
2. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage: Möchten Sie diesen Benutzer wirklich löschen?
3. Bestätigen Sie mit Löschen.

Beim Löschen eines Unterbenutzers werden alle Zuordnungen (Telefone, Gruppen, Rufnummern) aufgehoben. Dieser Vorgang kann nicht ruckgangig gemacht werden.

Übersicht: Einstellungsmöglichkeiten pro Benutzer

Häufige Fragen

Kann ein Unterbenutzer sein eigenes Passwort ändern? Ja, jeder Benutzer kann sein eigenes Passwort über die Profileinstellungen ändern.

Was passiert, wenn ein Unterbenutzer keiner Gruppe zugeordnet ist? Ohne Gruppenzuordnung hat der Unterbenutzer keinen Zugriff auf geschutzte Funktionsbereiche. Er kann sich zwar anmelden, sieht aber nur das Basis-Dashboard.

Kann ich die Berechtigungen des Hauptbenutzers einschranken? Nein. Der Hauptbenutzer hat immer vollständigen Zugriff auf alle Funktionen. Berechtigungsgruppen gelten nur für Unterbenutzer.

Wie viele Unterbenutzer kann ich anlegen? Die Anzahl der Unterbenutzer richtet sich nach Ihrem Tarif. Informationen zu den Limits finden Sie in Ihren Vertragsinformationen.