Gruppen & Berechtigungen
Mit der Gruppenverwaltung definieren Sie Berechtigungsgruppen, die den Zugriff Ihrer Unterbenutzer auf einzelne Funktionsbereiche des Portals steuern. Jede Gruppe enthält eine frei wählbar Kombination von Berechtigungen.
Hinweis: Die Gruppen- und Berechtigungsverwaltung erfordert die Berechtigung users. In der Regel hat nur der Hauptbenutzer Zugriff auf diese Funktion.
Konzept
Berechtigungen werden nicht direkt einzelnen Benutzern zugewiesen, sondern über Gruppen gebundelt. Ein Unterbenutzer kann einer oder mehreren Gruppen angehoren. Die effektiven Berechtigungen eines Benutzers ergeben sich aus der Vereinigung aller Berechtigungen seiner zugewiesenen Gruppen.
Beispiel: Sie erstellen die Gruppe "Empfang" mit den Berechtigungen events und voicebox, sowie die Gruppe "Buchhaltung" mit der Berechtigung statistics. Ein Mitarbeiter, der beiden Gruppen zugeordnet ist, erhält Zugriff auf Anrufprotokoll, Anrufbeantworter und Statistiken.
Der Hauptbenutzer ist von diesem System ausgenommen -- er hat immer vollständigen Zugriff auf alle Funktionen, unabhängig von Gruppenzuordnungen.
Gruppenliste
Die Ubersichtsseite zeigt alle angelegten Berechtigungsgruppen. Zu jeder Gruppe werden der Name und die Anzahl der zugeordneten Berechtigungen dargestellt.
Neue Gruppe erstellen
- Klicken Sie auf die Schaltflache Neue Gruppe oberhalb der Gruppenliste.
- Geben Sie einen aussagekraftigen Gruppennamen ein (z.B. "Vertrieb", "Support", "Verwaltung").
- Klicken Sie auf Erstellen.
Die neue Gruppe wird ohne Berechtigungen angelegt. Weisen Sie im nächsten Schritt die gewünschten Berechtigungen zu.
Gruppe bearbeiten
Umbenennen
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben dem Gruppennamen, um diesen zu ändern. Bestätigen Sie die Änderung mit Speichern.
Berechtigungen zuweisen
- Öffnen Sie die Berechtigungsverwaltung der gewünschten Gruppe.
- Es wird eine Liste aller verfügbaren Berechtigungen mit Kontrollkastchen angezeigt.
- Aktivieren Sie die Kontrollkastchen der Berechtigungen, die Mitglieder dieser Gruppe erhalten sollen.
- Deaktivieren Sie Kontrollkastchen, um Berechtigungen zu entziehen.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Änderungen an den Gruppenberechtigungen wirken sich sofort auf alle Unterbenutzer aus, die dieser Gruppe zugeordnet sind.
Gruppe löschen
- Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben der Gruppe, die Sie entfernen möchten.
- Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Beim Löschen einer Gruppe wird die Zuordnung zu allen Unterbenutzern aufgehoben. Die Unterbenutzer selbst werden nicht gelöscht, verlieren aber die Berechtigungen, die sie über diese Gruppe erhalten haben.
Tipp: Prüfen Sie vor dem Löschen einer Gruppe, welche Unterbenutzer ihr zugeordnet sind, und weisen Sie diese gegebenenfalls einer alternativen Gruppe zu.
Verfügbare Berechtigungen
Die folgende Tabelle beschreibt alle Berechtigungen, die einer Gruppe zugewiesen werden können:
| Berechtigung | Schlüssel | Beschreibung |
|---|---|---|
| Anrufprotokoll | events |
Zugriff auf die Einzelverbindungsnachweise und das Anrufprotokoll. Ermoglicht das Einsehen eingehender und ausgehender Gesprache. |
| Statistiken | statistics |
Zugriff auf Anrufstatistiken und Auswertungen. Ermoglicht die Analyse von Anrufvolumen, Gespracherzeiten und Erreichbarkeit. |
| Eigene Rufnummern | ownddinumbers |
Zugriff auf die eigenen DDI-Rufnummern und deren Grundkonfiguration. |
| Rufnummernverwaltung | ddinumbers |
Erweiterte Rufnummernverwaltung einschliesslich Routing-Konfiguration, Weiterleitungen und Rufnummernbestellung. |
| Sounds | sounds |
Zugriff auf die Soundverwaltung. Ermoglicht das Hochladen und Verwalten von Audiodateien für Ansagen, Warteschleifen und IVR. |
| Externer VoIP | externalvoip |
Zugriff auf die Konfiguration externer VoIP-Anbieter (SIP-Trunks). |
| Anrufbeantworter | voicebox |
Zugriff auf den Anrufbeantworter (Voicemail). Ermoglicht das Abhoren, Herunterladen und Löschen von Sprachnachrichten. |
| Videokonferenz | videoconference |
Zugriff auf die Videokonferenzfunktion. Ermoglicht das Erstellen und Verwalten von Konferenzraumen. |
| Benutzerverwaltung | users |
Zugriff auf die Benutzer- und Gruppenverwaltung. Ermoglicht das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Unterbenutzern sowie die Verwaltung von Berechtigungsgruppen. |
| Workspace | workspace |
Zugriff auf den Workspace-Bereich (Aufgabenverwaltung und Projektmanagement). |
| API-Zugang | api |
Zugriff auf die REST-API-Funktionen. Ermoglicht die Generierung von API-Schlüsseln und die Nutzung der Programmierschnittstelle. |
| KI-Assistent | ai_assistant |
Zugriff auf den integrierten KI-Assistenten. |
Berechtigungen an Benutzer zuweisen
Die Zuordnung von Gruppen zu einzelnen Unterbenutzern erfolgt in der Benutzerverwaltung (siehe Benutzerverwaltung):
- Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.
- Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben dem gewünschten Unterbenutzer.
- Wählen Sie im Bereich Gruppen die zuzuordnenden Berechtigungsgruppen aus.
- Speichern Sie die Änderung.
Empfohlene Vorgehensweise
- Rollen definieren: Uberlegen Sie, welche Rollen es in Ihrem Unternehmen gibt (z.B. Empfang, Vertrieb, Technik, Buchhaltung).
- Gruppen erstellen: Legen Sie für jede Rolle eine Berechtigungsgruppe an.
- Berechtigungen zuweisen: Wählen Sie für jede Gruppe nur die Berechtigungen, die für die jeweilige Rolle tatsächlich benötigt werden.
- Benutzer zuordnen: Weisen Sie jedem Unterbenutzer die passende(n) Gruppe(n) zu.
Tipp: Vergeben Sie Berechtigungen nach dem Prinzip der geringsten Rechte. Jeder Benutzer sollte nur Zugriff auf die Funktionen haben, die er für seine Arbeit tatsächlich benötigt. Dies erhöht die Sicherheit und reduziert die Komplexität für den einzelnen Benutzer.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Benutzer mehreren Gruppen angehort? Die Berechtigungen werden addiert. Der Benutzer erhält die Vereinigung aller Berechtigungen aus allen ihm zugeordneten Gruppen.
Kann ich Berechtigungen direkt einem Benutzer zuweisen, ohne Gruppen? Nein. Berechtigungen werden ausschliesslich über Gruppen verwaltet. Erstellen Sie bei Bedarf eine Gruppe für einen einzelnen Benutzer.
Wirken sich Änderungen an Gruppen sofort aus? Ja. Wenn Sie einer Gruppe eine Berechtigung hinzufügen oder entziehen, gilt dies sofort für alle Unterbenutzer, die dieser Gruppe zugeordnet sind.
Kann der Hauptbenutzer durch Gruppen eingeschrankt werden? Nein. Der Hauptbenutzer hat immer vollständigen Zugriff, unabhängig von Gruppenzuordnungen.