Kontakte
Die Kontaktverwaltung ermoglicht es Ihnen, ein zentrales Adressbuch für Ihr Telefoniekonto zu pflegen. Gespeicherte Kontakte werden an mehreren Stellen im System genutzt: im WebPhone zur automatischen Vervollständigung, als Routingziele in IVR-Menüs und zur Anruferidentifikation in den Anrufprotokollen.
Kontakte durchsuchen
A-Z-Filter
Am oberen Rand der Kontaktliste finden Sie einen alphabetischen Buchstabenfilter. Klicken Sie auf einen Buchstaben, um nur Kontakte anzuzeigen, deren Nachname mit diesem Buchstaben beginnt. Der aktive Filter wird hervorgehoben dargestellt. Klicken Sie auf Alle, um den Filter zuruckzusetzen und wieder alle Kontakte zu sehen.
Seitennavigation
Bei einer großen Anzahl von Kontakten wird die Liste automatisch auf mehrere Seiten aufgeteilt. Nutzen Sie die Seitennavigation am unteren Rand der Liste, um zwischen den Seiten zu wechseln. Der A-Z-Filter und die Seitennavigation arbeiten zusammen -- wenn Sie einen Buchstaben auswählen, wird die Paginierung entsprechend angepasst.
Neuen Kontakt anlegen
- Klicken Sie auf die Schaltflache Neuer Kontakt oberhalb der Kontaktliste.
- Geben Sie den Vornamen und den Nachnamen des Kontakts ein.
- Bestätigen Sie die Eingabe mit Speichern.
Der neue Kontakt wird angelegt und erscheint in der Liste. Nach dem Anlegen können Sie dem Kontakt weitere Eintragstypen hinzufügen.
Kontakteinträge verwalten
Jeder Kontakt kann mehrere Kommunikationseinträge enthalten. Klicken Sie auf einen Kontakt in der Liste, um dessen Details zu öffnen.
Eintrag hinzufügen
Klicken Sie innerhalb der Kontaktdetails auf Eintrag hinzufügen und wählen Sie den gewünschten Typ aus:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Telefonnummer | Festnetznummer des Kontakts |
| Mobilnummer | Mobilfunknummer |
| Faxnummer | Faxanschluss |
| E-Mail-Adresse | E-Mail-Adresse |
| Geschäftlich Telefon | Geschäftliche Telefonnummer |
| Geschäftlich Mobil | Geschäftliche Mobilnummer |
| Geschäftlich Fax | Geschäftliche Faxnummer |
Geben Sie den entsprechenden Wert ein und speichern Sie den Eintrag. Pro Kontakt können Sie beliebig viele Einträge unterschiedlicher Typen anlegen.
Tipp: Telefonnummern sollten im internationalen Format mit Landesvorwahl eingegeben werden (z.B. +4930123456), damit die Anruferidentifikation zuverlassig funktioniert.
Eintrag bearbeiten
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben einem Eintrag. Es öffnet sich ein Bearbeitungsdialog, in dem Sie den Wert ändern können. Bestätigen Sie die Änderung mit Speichern.
Eintrag löschen
Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben einem Eintrag, um diesen zu entfernen. Einzelne Einträge werden ohne zusätzliche Bestätigung gelöscht.
Kontakt bearbeiten
Um den Namen eines bestehenden Kontakts zu ändern, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol in der Kontaktzeile. Im sich öffnenden Dialog können Sie Vorname und Nachname anpassen.
Kontakt löschen
- Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben dem Kontakt, den Sie entfernen möchten.
- Es erscheint eine Sicherheitsabfrage: Möchten Sie diesen Kontakt wirklich löschen?
- Bestätigen Sie mit Löschen.
Beim Löschen eines Kontakts werden alle zugehorigen Einträge (Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc.) ebenfalls entfernt. Dieser Vorgang kann nicht ruckgangig gemacht werden.
Verwendung der Kontakte im System
Ihre gespeicherten Kontakte werden an mehreren Stellen automatisch herangezogen:
WebPhone-Autovervollständigung
Wenn Sie im WebPhone eine Nummer eingeben oder einen Namen tippen, werden passende Kontakte als Vorschlage angezeigt. Sie können einen Vorschlag auswählen, um den Anruf direkt zu starten.
IVR-Routingziele
Beim Konfigurieren eines IVR-Menüs (siehe Sprachmenü / IVR) können gespeicherte Kontaktnummern als Weiterleitungsziele verwendet werden.
Anruferidentifikation
In den Einzelverbindungsnachweisen und im Anrufprotokoll (siehe Einzelverbindungen) wird bei eingehenden Anrufen geprüft, ob die Rufnummer des Anrufers einem Ihrer Kontakte zugeordnet ist. Ist dies der Fall, wird neben der Nummer auch der Name des Kontakts angezeigt.
Tipp: Pflegen Sie Ihre Kontakte sorgfältig mit korrekten Telefonnummern, um die Anruferidentifikation optimal zu nutzen. So sehen Sie auf einen Blick, wer angerufen hat.
Häufige Fragen
Wie viele Kontakte kann ich anlegen? Es gibt keine feste Obergrenze. Bei sehr vielen Kontakten empfiehlt sich die Nutzung des A-Z-Filters zur besseren Übersicht.
Werden Kontakte mit anderen Benutzern geteilt? Kontakte gehoren zum Hauptkonto und sind für alle Unterbenutzer sichtbar, die Zugriff auf das System haben.
Kann ich Kontakte importieren? Ein manueller Import ist derzeit nicht vorgesehen. Kontakte müssen einzeln über die Weboberflache angelegt werden.