Anrufgruppen

Anrufgruppen ermöglichen es, eingehende Anrufe gleichzeitig auf mehreren Telefonen klingeln zu lassen. Im Gegensatz zu Warteschlangen gibt es bei Anrufgruppen keine komplexe Warteschlangenlogik -- alle Mitglieder werden parallel angerufen, und wer zuerst abnimmt, führt das Gespräch.

Typische Einsatzszenarien sind Empfangsteams, Abteilungen oder kleine Büros, in denen alle Mitarbeiter erreichbar sein sollen, ohne dass Anrufer in einer Warteschlange warten müssen.

Voraussetzungen

Um Anrufgruppen nutzen zu können, benötigen Sie mindestens zwei aktive Telefone (SIP-Konten) in Ihrem Account. Die Verwaltung finden Sie im Selfservice-Portal unter Funktionen > Anrufgruppen.

Anrufgruppen-Übersicht

Nach dem Öffnen des Reiters Anrufgruppen sehen Sie eine Liste aller vorhandenen Anrufgruppen. Für jede Gruppe werden der Name und die Anzahl der aktuellen Mitglieder angezeigt. Über die Aktionsschaltflächen können Sie Gruppen bearbeiten oder löschen.

Wenn noch keine Anrufgruppen vorhanden sind, wird Ihnen ein Hinweis mit der Möglichkeit angezeigt, die erste Gruppe anzulegen.

Neue Anrufgruppe erstellen

1. Klicken Sie auf Neue Anrufgruppe.
2. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Gruppe (z.B. "Empfang", "Vertrieb" oder "Technik").
3. Speichern Sie die Gruppe.

Nach dem Erstellen gelangen Sie automatisch in die Bearbeitungsansicht, in der Sie Mitglieder hinzufügen können.

Tipp: Wählen Sie einen Namen, der die Funktion der Gruppe klar beschreibt. So behalten Sie auch bei mehreren Gruppen den Überblick.

Mitglieder verwalten

In der Bearbeitungsansicht einer Anrufgruppe finden Sie das Feld Mitglieder. Hier können Sie sowohl Ihre eigenen Telefone (SIP-Konten) als auch externe Rufnummern als Gruppenmitglieder hinzufügen. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.

Interne Telefone hinzufügen

1. Klicken Sie in das Mitglieder-Feld.
2. Es öffnet sich eine Auswahlliste mit allen verfügbaren Telefonen Ihres Accounts.
3. Wählen Sie das gewünschte Telefon aus -- es wird als Tag im Feld angezeigt.

Sie können auch den Namen oder die Kontonummer eintippen, um die Liste zu filtern.

Externe Rufnummern hinzufügen

Neben internen Telefonen können Sie auch externe Rufnummern als Mitglieder hinzufügen. So klingelt bei einem eingehenden Anruf z.B. auch ein Mobiltelefon oder ein Festnetzanschluss außerhalb Ihrer Telefonanlage mit.

1. Tippen Sie die gewünschte Rufnummer in das Mitglieder-Feld ein (z.B. 0171 1234567 oder +49 30 1234567).
2. Es erscheint die Option Externe Nr. hinzufügen -- klicken Sie darauf oder bestätigen Sie mit Enter.

Die Rufnummer wird automatisch ins internationale Format umgewandelt (z.B. 0171 1234567 wird zu 49171234567). Externe Anrufe werden über Ihren Tarif abgerechnet.

Hinweis: Bei externen Rufnummern fallen für jeden eingehenden Anruf auf die Anrufgruppe Gesprächskosten an, da der Anruf zur externen Nummer weitergeleitet wird. Die Kosten richten sich nach Ihrem aktuellen Tarif.

Mitglieder entfernen

Um ein Telefon oder eine externe Nummer aus der Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf das X neben dem jeweiligen Eintrag im Mitglieder-Feld. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Tipp: Ein Telefon kann Mitglied in mehreren Anrufgruppen gleichzeitig sein. So können Sie z.B. ein Telefon sowohl in der Gruppe "Vertrieb" als auch in "Allgemein" einsetzen.

Rufnummer auf eine Anrufgruppe leiten

Damit eingehende Anrufe an Ihre Anrufgruppe weitergeleitet werden, müssen Sie eine Rufnummer (DDI) entsprechend konfigurieren:

1. Wechseln Sie zu Telefonanlage > Rufnummern.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Rufnummer auf Bearbeiten.
3. Wählen Sie als Routingziel Anrufgruppe aus.
4. Wählen Sie die gewünschte Anrufgruppe aus der Liste.
5. Speichern Sie die Einstellung.

Ab sofort klingeln bei einem Anruf auf diese Rufnummer alle Telefone der Anrufgruppe gleichzeitig. Das Gespräch wird mit dem Telefon verbunden, das zuerst abgenommen wird.

Weitere Informationen zur Rufnummernkonfiguration finden Sie im Kapitel Rufnummern und Routing.

Anruf heranholen (Pickup)

Anrufgruppen bestimmen nicht nur, welche Telefone gleichzeitig klingeln, sondern auch, wer Anrufe von anderen Telefonen heranholen kann. Wenn ein Telefon in Ihrer Nähe klingelt und Sie den Anruf an Ihrem eigenen Telefon entgegennehmen möchten, können Sie die Pickup-Funktion nutzen.

Voraussetzung

Pickup funktioniert zwischen Telefonen, die Mitglied derselben Anrufgruppe sind. Wenn Sie den Anruf eines Kollegen heranholen möchten, müssen Ihr Telefon und das klingelnde Telefon in mindestens einer gemeinsamen Anrufgruppe sein.

Pickup-Codes

Es gibt zwei Varianten: Sterncode und numerischer Code. Beide sind gleichwertig -- nutzen Sie die Variante, die Ihr Telefon unterstützt.

Hinweis für FritzBox-Nutzer: Sterncodes (*8, **01) funktionieren auf FritzBoxen häufig nicht, da die FritzBox *-Codes selbst interpretiert. Verwenden Sie stattdessen die numerischen Codes (99, 9901).

Anruf heranholen

Wählen Sie *8 (oder 99) an Ihrem Telefon, um einen klingelnden Anruf heranzuholen. Das System prüft automatisch, welche anderen Telefone in Ihren Anrufgruppen gerade klingeln, und verbindet Sie mit dem Anruf.

• Es wird der am längsten klingelnde Anruf herangeholt
• Sie müssen nicht wissen, welches Telefon genau klingelt
• Wenn kein Telefon in Ihren Gruppen klingelt, passiert nichts

Beispiel: Die Anrufgruppe "Vertrieb" enthält die Telefone Empfang, Büro 1 und Büro 2. Ein Anruf kommt herein und klingelt auf dem Telefon am Empfang. Die Kollegin am Empfang ist gerade nicht da. Sie sitzen in Büro 1 und wählen 99 -- der Anruf wird zu Ihnen herangeholt.

Gezieltes Pickup

Wenn Sie gezielt den Anruf eines bestimmten Telefons heranholen möchten, wählen Sie ** (oder 99) gefolgt von der Nebenstellennummer des klingelnden Telefons.

• **01 oder 9901 holt den Anruf von Nebenstelle 01
• **02 oder 9902 holt den Anruf von Nebenstelle 02

Die Nebenstellennummer finden Sie in der Telefonübersicht unter Telefonanlage > Telefone.

Tipp: Der einfache Pickup (*8 / 99) ist für die meisten Situationen die beste Wahl -- Sie müssen sich keine Nebenstellennummern merken. Verwenden Sie das gezielte Pickup nur, wenn mehrere Telefone gleichzeitig klingeln und Sie einen bestimmten Anruf heranholen möchten.

Pickup einrichten

Damit Pickup zwischen Ihren Telefonen funktioniert, legen Sie eine Anrufgruppe an und fügen Sie alle Telefone hinzu, die sich gegenseitig Anrufe heranholen dürfen:

1. Erstellen Sie eine Anrufgruppe (z.B. "Büro" oder "Pickup Alle")
2. Fügen Sie alle relevanten Telefone als Mitglieder hinzu
3. Fertig -- die Mitglieder können nun mit *8 oder 99 gegenseitig Anrufe heranholen

Die Anrufgruppe muss dafür nicht als Routingziel einer Rufnummer konfiguriert sein. Auch wenn jedes Telefon seine eigene Rufnummer hat und Anrufe einzeln eingehen, funktioniert Pickup zwischen den Gruppenmitgliedern.

Tipp: Erstellen Sie eine Anrufgruppe mit allen Telefonen Ihres Standorts, um standortweites Pickup zu ermöglichen. Sie können ein Telefon in mehreren Gruppen gleichzeitig haben.

Unterschied zu Warteschlangen

Anrufgruppen und Warteschlangen dienen beide dazu, Anrufe an mehrere Telefone zu verteilen, unterscheiden sich aber grundlegend:

Für einfache Szenarien, in denen alle Telefone gleichzeitig klingeln sollen, ist eine Anrufgruppe die richtige Wahl. Für professionelle Callcenter-Anforderungen mit Wartemusik, Verteilungslogik und Statistik empfiehlt sich eine Warteschlange.

Anrufgruppe löschen

Um eine Anrufgruppe zu löschen, klicken Sie in der Übersichtsliste auf das Löschen-Symbol. Sie werden zur Bestätigung aufgefordert.

Beachten Sie: Wenn eine Rufnummer auf die zu löschende Anrufgruppe geroutet ist, müssen Sie das Routing vorher ändern. Andernfalls können eingehende Anrufe auf dieser Rufnummer nicht mehr zugestellt werden.

Häufige Fragen

Wie viele Mitglieder kann eine Anrufgruppe haben?

Es gibt keine feste Obergrenze. Beachten Sie jedoch, dass bei sehr vielen gleichzeitig klingelnden Telefonen die Verbindungsaufbauzeit steigen kann.

Kann ich eine Anrufweiterleitung mit einer Anrufgruppe kombinieren?

Ja. Sie können auf jedem einzelnen Telefon innerhalb der Gruppe weiterhin individuelle Anrufweiterleitungen konfigurieren. Wenn ein Telefon nicht erreichbar ist, greift dessen persönliche Weiterleitung.

Was passiert, wenn kein Mitglied den Anruf annimmt?

Wenn kein Telefon in der Gruppe den Anruf entgegennimmt, wird der Anruf nach dem Timeout-Zeitraum der Rufnummer behandelt -- je nach Konfiguration z.B. an eine Mailbox weitergeleitet oder der Anruf wird beendet.

Muss ich eine Anrufgruppe als Routingziel verwenden, damit Pickup funktioniert?

Nein. Die Pickup-Funktion (*8) funktioniert allein durch die Gruppenmitgliedschaft. Auch wenn jedes Telefon seine eigene Rufnummer hat und Anrufe direkt einzeln eingehen, können sich die Mitglieder einer gemeinsamen Anrufgruppe gegenseitig Anrufe heranholen.

Funktioniert Pickup auch mit externen Rufnummern?

Nein. Die Pickup-Funktion (*8 / 99) funktioniert nur zwischen internen SIP-Telefonen. Externe Rufnummern in der Anrufgruppe klingeln zwar mit, können aber nicht per Pickup herangeholt werden.

In welchem Format muss ich externe Rufnummern eingeben?

Sie können externe Rufnummern in beliebigen Formaten eingeben, z.B. 0171 1234567, +49 30 1234567 oder 004917112345678. Die Nummer wird automatisch in das internationale Format (E.164) umgewandelt und so gespeichert.

Warum funktioniert *8 bei mir nicht?

Prüfen Sie, ob das klingelnde Telefon und Ihr Telefon in einer gemeinsamen Anrufgruppe sind. Pickup funktioniert nur zwischen Gruppenmitgliedern. Wenn Sie noch keine Anrufgruppe haben, legen Sie unter Funktionen > Anrufgruppen eine an und fügen Sie die relevanten Telefone hinzu.