Rufnummern verwalten

Die Rufnummernverwaltung ist das Herzstück Ihrer SimplyConnect-Telefonanlage. Hier legen Sie fest, welches Telefon bei welcher Nummer klingelt, richten Weiterleitungen ein, aktivieren Voiceboxen und steuern den gesamten Anruffluss für jede einzelne Rufnummer.

Sie erreichen die Rufnummernverwaltung über Telefonanlage > Rufnummern in der Seitennavigation.

Rufnummerntypen

SimplyConnect unterscheidet vier Arten von Rufnummern, die jeweils in einem eigenen Tab angezeigt werden:

Nationale Rufnummern

Nationale Rufnummern sind geographische Festnetzrufnummern mit einer Ortsvorwahl, z.B. 037209-579810. Diese Nummern können von jedem Telefon (Festnetz, Mobilfunk, Ausland) angerufen werden und sind die gängigste Rufnummernart für Unternehmen und Privatpersonen.

• Jede nationale Rufnummer ist einer bestimmten Ortsvorwahl (Ortsnetz) zugeordnet
• Sie können mehrere Rufnummern aus verschiedenen Ortsnetzen besitzen
• Rufnummernblöcke (z.B. 037209-57981-0 bis -9) werden als zusammengehöriger Block angezeigt

Interne Durchwahlen

Interne Durchwahlen sind kurze Nummern (z.B. 100, 201, 350), die nur innerhalb Ihres SimplyConnect-Kontos erreichbar sind. Sie dienen der internen Kommunikation zwischen Ihren Telefonen.

• Durchwahlen sind kostenfrei
• Sie sind nicht von extern erreichbar (nur von Telefonen innerhalb Ihres Kontos)
• Typische Verwendung: Kurzwahl für Kollegen, Abteilungen oder Funktionen

Servicenummern

Servicenummern sind spezielle Rufnummern wie 0800-Nummern (kostenfreie Nummern) oder 0180x-Nummern (geteilte Kosten). Diese werden gesondert aufgeführt, da sie besonderen tariflichen und regulatorischen Bedingungen unterliegen.

Externe Anbieter

Wenn Sie externe VoIP-Anbieter (SIP-Trunks) in SimplyConnect eingebunden haben, erscheinen deren virtuelle Rufnummern in einem eigenen Tab Externe Anbieter. Dieser Tab wird nur angezeigt, wenn die Berechtigung Externer VoIP (externalvoip) aktiv ist und mindestens ein externer Anbieter eingerichtet wurde.

Für jeden externen Anbieter werden angezeigt:

• Provider-Adresse: Der SIP-Server des externen Anbieters
• SIP-Benutzername: Der Benutzername für die Registrierung beim Anbieter
• ByCall-Präfix: Der Wählpräfix für ausgehende Anrufe über diesen Anbieter (z.B. ***02)
• Registrierungsstatus: Ob der Trunk aktuell beim Anbieter registriert ist (grün = registriert, rot = Fehler mit SIP-Code, grau = nicht registriert)

Für externe Anbieter stehen dieselben Routing-Optionen zur Verfügung wie für reguläre Rufnummern: Freizeichenton, Anrufbeantworter, Weiterleitung, Fax, Konferenz, Warteschlange, Gruppenruf, KI-Assistent, Zeitsteuerung und Routing-Plan.

Die SIP-Einstellungen (Server, Benutzername, Passwort, Registrierung) verwalten Sie unter Funktionen > Externer VoIP -- dort können Sie auch neue Anbieter hinzufügen oder bestehende löschen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Externe VoIP-Anbieter.

Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Rufnummerntyp für Ihren Anwendungsfall geeignet ist, beginnen Sie mit einer nationalen Rufnummer. Interne Durchwahlen können Sie jederzeit zusätzlich einrichten, um die interne Erreichbarkeit zu vereinfachen.

Rufnummernliste

Tabs und Filterung

Die Rufnummernliste ist in die Tabs Intern, Ortsrufnummern, Servicerufnummern und ggf. Externe Anbieter unterteilt. Klicken Sie auf den gewünschten Tab, um die jeweiligen Rufnummern anzuzeigen.

Oberhalb der Liste finden Sie ein Suchfeld, mit dem Sie gezielt nach einer bestimmten Nummer oder Beschreibung suchen können. Die Suche filtert die Ergebnisse in Echtzeit.

Bei einer größeren Anzahl von Rufnummern wird die Liste automatisch paginiert. Nutzen Sie die Seitenwechsel-Navigation unterhalb der Tabelle, um zwischen den Seiten zu blättern.

Angezeigte Informationen

Für jede Rufnummer werden folgende Informationen angezeigt:

• Rufnummer: Die vollständige Nummer im nationalen Format
• Beschreibung: Ein frei wählbarer Text zur Identifikation (z.B. "Empfang", "Vertrieb", "Fax")
• Zugewiesenes Telefon: Das SIP-Konto, auf dem die Nummer klingelt
• Status: Ob die Rufnummer aktiv oder deaktiviert ist
• Routing-Typ: Art der konfigurierten Weiterleitung (Telefon, Warteschlange, Konferenz etc.)

Beschreibung bearbeiten

Die Beschreibung jeder Rufnummer lässt sich direkt in der Liste ändern. Klicken Sie auf die aktuelle Beschreibung oder das Bearbeiten-Symbol neben der Beschreibung, geben Sie den neuen Text ein und speichern Sie die Änderung. Beschreibungen helfen Ihnen, bei vielen Rufnummern den Überblick zu behalten.

Tipp: Verwenden Sie aussagekräftige Beschreibungen wie "Hauptnummer Empfang", "Fax Buchhaltung" oder "Hotline Support". So finden Sie bei vielen Rufnummern schnell die richtige.

Telefonzuordnung

Jede Rufnummer kann einem bestimmten Telefon (SIP-Konto / Subaccount) zugeordnet werden. Diese Zuordnung legt fest, welches Gerät bei einem eingehenden Anruf klingelt.

Telefon zuweisen

Wählen Sie in der Rufnummernliste das gewünschte Telefon aus dem Dropdown-Menue neben der Rufnummer aus. Die Änderung wird sofort wirksam -- der nächste eingehende Anruf auf diese Nummer klingelt bereits auf dem neu zugewiesenen Telefon.

Mehrere Nummern auf ein Telefon

Sie können beliebig viele Rufnummern demselben Telefon zuordnen. Alle eingehenden Anrufe auf diese Nummern klingeln dann auf diesem einen Gerät. Das ist sinnvoll, wenn beispielsweise eine Person mehrere Nummern betreut.

Eine Nummer auf mehrere Telefone

Wenn ein Anruf auf mehreren Telefonen gleichzeitig klingeln soll, nutzen Sie die Funktion Parallel klingeln in der Routing-Konfiguration (siehe Abschnitt Anrufweiterleitung).

Routing-Konfiguration

Die Routing-Konfiguration bestimmt, was mit eingehenden Anrufen auf einer bestimmten Rufnummer geschieht. Klicken Sie auf eine Rufnummer oder das Zahnrad-Symbol, um das Routing-Modal zu öffnen.

Rufnummer aktivieren / deaktivieren

Über den Schalter am oberen Rand des Routing-Modals können Sie eine Rufnummer vollständig aktivieren oder deaktivieren. Eine deaktivierte Rufnummer nimmt keine Anrufe entgegen -- Anrufer hören ein Besetztzeichen.

Freizeichenton (Ringbacktone)

Sie können für jede Rufnummer einen individuellen Freizeichenton festlegen. Der Freizeichenton ist das Tonsignal, das der Anrufer hört, während Ihr Telefon klingelt. Sie können zwischen verschiedenen vorinstallierten Tönen wählen oder eine eigene Audiodatei verwenden.

Voicebox (Anrufbeantworter)

Aktivieren oder deaktivieren Sie die Voicebox für diese Rufnummer. Wenn die Voicebox aktiv ist, werden Anrufe, die nicht entgegengenommen werden, an den Anrufbeantworter weitergeleitet. Der Anrufer kann eine Nachricht hinterlassen, die Sie anschliessend im Bereich Ereignisse abhören können.

Anrufweiterleitung konfigurieren

Die Anrufweiterleitung ist das leistungsfähigste Werkzeug in der Rufnummernkonfiguration. Sie ermöglicht eine kaskadierende Weiterleitung in bis zu 5 Schritten.

Funktionsprinzip

Die Weiterleitung arbeitet stufenweise:

1. Schritt 1: Der Anruf geht auf dem primären Ziel ein (z.B. Telefon "Empfang"). Es klingelt für eine konfigurierbare Anzahl Sekunden.
2. Schritt 2: Wird der Anruf in Schritt 1 nicht angenommen, wird er an das nächste Ziel weitergeleitet (z.B. Telefon "Vertretung"). Wieder läuft ein konfigurierbarer Timer.
3. Schritt 3 bis 5: Weitere Eskalationsstufen nach demselben Prinzip.

Wenn nach dem letzten konfigurierten Schritt niemand den Anruf annimmt, greift die Voicebox (sofern aktiviert) oder der Anruf wird beendet.

Schritt hinzufügen und konfigurieren

Für jeden Schritt können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• Ziel: Wählen Sie das Telefon, die externe Nummer oder eine andere Funktion, an die der Anruf weitergeleitet werden soll
• Klingeldauer: Legen Sie fest, wie viele Sekunden das Ziel klingeln soll, bevor der nächste Schritt greift (typisch: 15-30 Sekunden)
• Parallel klingeln: Aktivieren Sie diese Option, um im selben Schritt mehrere Telefone gleichzeitig klingeln zu lassen (siehe nächster Abschnitt)

Parallel klingeln

Innerhalb eines einzelnen Weiterleitungsschritts können Sie mehrere Telefone gleichzeitig klingeln lassen. Das ist besonders nützlich, wenn ein Team gemeinsam Anrufe entgegennimmt:

• Aktivieren Sie "Parallel klingeln" im gewünschten Schritt
• Fügen Sie alle Telefone hinzu, die gleichzeitig klingeln sollen
• Das Gespräch wird mit dem Telefon verbunden, das den Anruf zuerst entgegennimmt
• Die anderen Telefone hören auf zu klingeln

Beispiel für eine typische Konfiguration:

In diesem Beispiel klingelt zuerst nur der Empfang. Nimmt dort niemand ab, klingeln Empfang und Vertretung gleichzeitig. Geht auch dort niemand ran, wird auf ein Mobiltelefon weitergeleitet. Zuletzt springt die Voicebox ein.

Tipp: Setzen Sie die Klingeldauer nicht zu kurz. 15 Sekunden reichen oft nicht aus, um ein Telefon zu erreichen -- insbesondere, wenn der Mitarbeiter sich erst zum Schreibtisch bewegen muss. 20-25 Sekunden sind ein guter Richtwert.

Spezielle Routing-Ziele

Neben der Weiterleitung an Telefone und externe Nummern können Sie Rufnummern auch direkt an spezielle Funktionen routen:

Fax-Routing

Leiten Sie eine Rufnummer an Ihre Fax-Funktion weiter. Eingehende Faxe werden automatisch empfangen und als PDF im Bereich Ereignisse abgelegt. Das zugewiesene Telefon klingelt bei einem Faxanruf nicht.

• Wählen Sie als Routing-Ziel "Fax"
• Eingehende Faxe erscheinen unter Telefonanlage > Ereignisse
• Optional erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung bei eingehenden Faxen

Konferenz-Routing

Routen Sie eine Rufnummer direkt in einen Konferenzraum. Jeder Anrufer, der diese Nummer wählt, wird automatisch in die Konferenz geschaltet.

• Wählen Sie als Routing-Ziel "Konferenz" und den gewünschten Konferenzraum
• Wenn ein PIN gesetzt ist, muss der Anrufer diesen eingeben
• Weitere Informationen finden Sie unter Konferenzräume

Warteschlangen-Routing

Leiten Sie eine Rufnummer an eine Warteschlange weiter. Anrufer werden in die Warteschlange aufgenommen und der Reihe nach an verfügbare Agenten vermittelt.

• Wählen Sie als Routing-Ziel "Warteschlange" und die gewünschte Warteschlange
• Anrufer hören Wartemusik und werden über ihre Position informiert
• Weitere Informationen finden Sie unter Warteschlangen

Anrufgruppen-Routing

Mit einer Anrufgruppe können Sie eine Rufnummer an eine vordefinierte Gruppe von Telefonen weiterleiten. Im Gegensatz zum parallelen Klingeln innerhalb der Weiterleitungsschritte bietet eine Anrufgruppe zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten wie verschiedene Klingelstrategien.

• Wählen Sie als Routing-Ziel "Anrufgruppe" und die gewünschte Gruppe
• Die Klingelstrategie der Gruppe bestimmt, in welcher Reihenfolge die Telefone klingeln

KI-Assistent-Routing

Leiten Sie eine Rufnummer an den KI-Assistenten weiter. Der KI-Assistent nimmt den Anruf entgegen, führt ein Gespräch mit dem Anrufer und kann je nach Konfiguration Informationen bereitstellen oder an einen Mitarbeiter weiterverbinden.

• Wählen Sie als Routing-Ziel "KI-Assistent"
• Die Konfiguration des Assistenten erfolgt in einem separaten Bereich

Tipp: Sie können die speziellen Routing-Ziele auch mit der kaskadierenden Weiterleitung kombinieren. Beispielsweise können Sie als letzten Schritt eine Warteschlange oder einen Konferenzraum setzen, wenn vorher niemand den Anruf angenommen hat.

Zeitsteuerung

Für jede Rufnummer kann eine individuelle Zeitsteuerung eingerichtet werden, die das Routing automatisch je nach Tageszeit, Wochentag oder Datum ändert. Details dazu finden Sie im Kapitel Zeitsteuerung.

Häufige Szenarien

Empfangsnummer mit Vertretung

Sie möchten, dass Anrufe zuerst am Empfang klingeln und bei Nichtannahme an eine Vertretung weitergeleitet werden:

1. Öffnen Sie die Routing-Konfiguration der Empfangsnummer
2. Setzen Sie Schritt 1 auf das Telefon "Empfang" mit 20 Sekunden Klingeldauer
3. Setzen Sie Schritt 2 auf das Telefon "Vertretung" mit 20 Sekunden Klingeldauer
4. Aktivieren Sie die Voicebox als Auffangnetz

Teamrufnummer

Alle Telefone im Team sollen gleichzeitig klingeln:

1. Öffnen Sie die Routing-Konfiguration der Teamnummer
2. Aktivieren Sie in Schritt 1 "Parallel klingeln"
3. Fügen Sie alle Teamtelefone hinzu
4. Setzen Sie eine angemessene Klingeldauer (z.B. 30 Sekunden)
5. Optional: Voicebox als letzten Schritt aktivieren

Faxnummer einrichten

Sie benötigen eine separate Faxnummer:

1. Bestellen Sie eine neue Rufnummer (siehe Rufnummern bestellen) oder verwenden Sie eine vorhandene
2. Öffnen Sie die Routing-Konfiguration dieser Nummer
3. Wählen Sie als Routing-Ziel "Fax"
4. Geben Sie optional eine E-Mail-Adresse für die Faxbenachrichtigung an

Support-Hotline mit Warteschlange

Ihre Support-Nummer soll Anrufer in eine Warteschlange leiten:

1. Erstellen Sie eine Warteschlange (siehe Warteschlangen)
2. Öffnen Sie die Routing-Konfiguration der Support-Nummer
3. Wählen Sie als Routing-Ziel "Warteschlange" und die erstellte Warteschlange
4. Konfigurieren Sie optional die Zeitsteuerung für Außerhalb der Geschäftszeiten

Tipps zur Rufnummernverwaltung

• Beschreibungen pflegen: Je mehr Rufnummern Sie haben, desto wichtiger sind aussagekräftige Beschreibungen. Benennen Sie jede Nummer nach ihrer Funktion.
• Routing testen: Rufen Sie nach einer Änderung die Nummer testweise an, um die Konfiguration zu prüfen.
• Nicht zu viele Schritte: Mehr als 3-4 Weiterleitungsschritte führen zu langen Wartezeiten für den Anrufer. Nutzen Sie stattdessen Warteschlangen oder paralleles Klingeln.
• Voicebox als Sicherheitsnetz: Aktivieren Sie die Voicebox als letzten Schritt, damit kein Anruf verloren geht.
• Zeitsteuerung nutzen: Leiten Sie Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten automatisch auf die Voicebox oder eine Mobilnummer um. Siehe Zeitsteuerung.