Ansagen und Wartemusik

SimplyConnect ermöglicht es Ihnen, eigene Ansagedateien und Wartemusik hochzuladen und in Ihrer Telefonanlage einzusetzen. Ansagen kommen in Sprachmenüs (IVR), Warteschlangen, Mailbox-Begrüßungen und als Wartemusik zum Einsatz.

Sie haben zwei Wege, eine Ansage zu erstellen:

• KI-Ansage erstellen – Tippen Sie den gewünschten Text ein, wählen eine Stimme und SimplyConnect erzeugt die fertige Sprachaufnahme. Kein Aufnahmestudio, keine Sprecher:innen nötig.
• Audiodatei hochladen – Laden Sie eine eigene Aufnahme (WAV, MP3, OGG) von Ihrem Computer hoch.

Die Verwaltung finden Sie im Selfservice-Portal unter Funktionen > Ansagen. Der Bereich ist in zwei Reiter unterteilt: Eigene Ansagen und Wartemusik.

Schnellzugriff aus jedem Konfigurationsbereich: KI-Ansagen können Sie auch direkt aus den Konfigurationsseiten heraus erstellen — überall dort, wo Sie eine Ansage auswählen (Warteschlangen, Zeitsteuerung, IVR-Sprachmenü, Anrufrouting). Sie verlassen die laufende Konfiguration nicht und die neue Ansage wird automatisch im aktuellen Feld eingetragen. Erkennen Sie den Schnellzugriff am 🤖-Symbol neben jeder Ansagen-Auswahl.

Voraussetzungen

Für die Verwaltung von Ansagen und Wartemusik benötigen Sie die Berechtigung Ansagen (sounds). Administratoren können diese Berechtigung unter Team > Unterbenutzer für einzelne Benutzer oder Gruppen aktivieren.

Eigene Ansagen

Im Reiter Eigene Ansagen verwalten Sie alle Audiodateien, die als Ansagen in Ihrer Telefonanlage verwendet werden. Jede Datei wird mit ihrem Dateinamen, einer optionalen Beschreibung und einem Mini-Player zum Anhören dargestellt. Per KI erstellte Ansagen sind durch ein 🤖 KI-Symbol gekennzeichnet.

KI-Ansage erstellen

Mit der KI-Sprachsynthese erzeugen Sie professionelle Ansagen direkt im Browser – ohne Mikrofon und ohne Nachbearbeitung. Sie geben den Text ein, wählen eine Stimme und SimplyConnect liefert die fertige Audiodatei in Telefonqualität.

Voraussetzung

Das Feature muss für Ihren Account freigeschaltet sein. Falls Sie den Eintrag KI-Ansage erstellen nicht im Menü Neu anlegen sehen, wenden Sie sich bitte an unseren Support – wir aktivieren die Funktion gerne für Sie.

So funktioniert es

1. Im Reiter Eigene Ansagen auf Neu anlegen > KI-Ansage erstellen klicken.
2. Ein 4-Schritt-Assistent führt Sie durch die Erstellung.

Schritt 1 – Name und Text

• Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Hauptbegrüßung Servicehotline").
• Tippen oder fügen Sie den gewünschten Ansagetext ein. Maximal 5.000 Zeichen pro Ansage.
• Unter dem Textfeld sehen Sie live die Zeichenzahl und die voraussichtlichen Kosten sowie Ihr aktuelles Guthaben.

Tipp: Schreiben Sie so, wie Sie sprechen würden. Kurze Sätze und Kommata erzeugen natürliche Pausen. Bei Eigennamen oder Fachbegriffen kann eine bewusst phonetische Schreibweise helfen.

Schritt 2 – Stimme auswählen

Wählen Sie aus dem Stimmen-Katalog die passende Stimme. Pro Stimme sehen Sie Geschlecht, Sprache und eine kurze Beschreibung. Über den Filter können Sie nach Sprache, Geschlecht oder Stimm-Typ (Standard-Stimmen vs. Ihre eigenen geklonten Stimmen) einschränken.

Klick auf das ▶-Symbol startet eine Vorschau der jeweiligen Stimme – so können Sie verschiedene Sprecher direkt vergleichen, bevor Sie sich festlegen.

Schritt 3 – Erweiterte Einstellungen (optional)

Hier feinjustieren Sie die Sprachausgabe. Wenn Sie sich unsicher sind, können Sie diesen Schritt einfach mit Weiter überspringen – die Standardwerte liefern in den meisten Fällen das beste Ergebnis.

• Stabilität: Niedrigere Werte machen die Stimme ausdrucksstärker und lebendiger, höhere Werte ruhiger und gleichmäßiger.
• Ähnlichkeit: Wie stark sich die Sprachausgabe an die Original-Stimme anlehnt.
• Stil-Intensität: Verstärkt charakteristische Sprechmerkmale.
• Sprechgeschwindigkeit: Schnelleres oder langsameres Sprechtempo.

Schritt 4 – Bestätigung

Sie sehen eine Zusammenfassung: Name, gewählte Stimme, Textlänge und die exakten Kosten. Mit Jetzt erstellen wird die Ansage generiert und der Betrag von Ihrem Guthaben abgebucht.

Schritt 5 – Vorschau

Nach der Generierung können Sie die fertige Ansage sofort anhören. Sind Sie zufrieden, übernehmen Sie die Ansage in Ihre Liste. Falls das Ergebnis nicht überzeugt, können Sie:

• Verwerfen – Die Datei wird gelöscht; die Buchung bleibt aus Nachvollziehbarkeitsgründen erhalten.
• Weitere erstellen – Springt zurück zum Anfang, behält aber Stimme und Einstellungen. So testen Sie schnell mehrere Textvarianten.

Tipp: KI-Ansagen können nachträglich nicht „bearbeitet" oder gegen eine andere Datei „ausgetauscht" werden. Möchten Sie die Ansage ändern, löschen Sie die alte Version und erstellen eine neue – so bleiben Generationsverlauf und Abrechnung sauber.

Kosten

Die Abrechnung erfolgt pro 1.000 Zeichen Text und wird in Echtzeit gegen Ihr Guthaben verrechnet. Den aktuell gültigen Preis sehen Sie direkt im Assistenten unter dem Textfeld. Vor jeder Generierung wird geprüft, ob Ihr Guthaben ausreicht – ist es zu niedrig, schlägt die Erstellung fehl, ohne dass Kosten anfallen.

Eigene Stimme klonen (Pro-Feature)

Wenn Sie möchten, dass Ihre Ansagen mit Ihrer eigenen Stimme – oder der Ihres Sprechers – gesprochen werden, können Sie eine personalisierte Stimme einrichten.

Voraussetzung

Das Stimmen-Klonen ist ein Pro-Feature und muss separat freigeschaltet werden. Bitte kontaktieren Sie unseren Support, um es zu aktivieren.

So funktioniert es

Unterhalb der Ansagen-Liste finden Sie die Karte Eigene Stimme klonen.

1. Klicken Sie auf Stimme klonen.
2. Geben Sie der Stimme einen Namen (z. B. „Meine Geschäftsstimme") und optional eine kurze Beschreibung.
3. Laden Sie 1 bis 25 Audio-Aufnahmen hoch (WAV oder MP3, je 1–3 Minuten, maximal 10 MB pro Datei).
4. Sie sehen eine Übersicht der einmaligen Einrichtungs- und monatlichen Wartungsgebühr sowie Ihr aktuelles Guthaben.
5. Mit Klon-Vorgang starten beginnt die Erstellung. Sobald die Stimme bereit ist (in der Regel innerhalb weniger Minuten), erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung – und können die Stimme im KI-Ansagen-Assistenten auswählen.

Tipps für gute Klon-Ergebnisse

• Ruhige Umgebung: Keine Hintergrundgeräusche, kein Hall.
• Konsistente Aufnahme: Möglichst immer dieselbe Person, dasselbe Mikrofon, derselbe Tonfall.
• Natürliche Sprache: Lesen Sie zusammenhängende Texte vor – einzelne Wörter oder Phrasen sind weniger geeignet.
• Qualität vor Quantität: Drei saubere Minuten sind besser als 20 minderqualitative.

Abrechnung

• Einmalige Einrichtungsgebühr: Wird bei Start des Klon-Vorgangs vom Guthaben abgebucht. Falls der Vorgang fehlschlägt, wird der Betrag automatisch zurückerstattet.
• Monatliche Wartungsgebühr: Solange die Stimme aktiv bleibt, wird einmal pro Monat eine Wartungsgebühr abgebucht. Reicht das Guthaben nicht aus, wird die Stimme automatisch deaktiviert (aber nicht gelöscht – Sie können sie jederzeit wieder aktivieren, sobald Guthaben aufgeladen wurde).
• Beim Löschen einer Stimme fallen ab dem Folgemonat keine weiteren Wartungsgebühren an.

Audiodatei hochladen

Unterstützte Formate

Sie können Audiodateien in folgenden Formaten hochladen:

• WAV (empfohlen) -- PCM, 16-Bit, 8 kHz oder 16 kHz, Mono
• MP3
• OGG (Ogg Vorbis)

Hochgeladene Dateien werden automatisch in ein Asterisk-kompatibles Format konvertiert (WAV, 8 kHz, Mono, 16-Bit PCM). Die Konvertierung erfolgt serverseitig, sodass Sie sich um technische Details keine Gedanken machen müssen.

Tipp: Für die beste Audioqualität empfehlen wir den Upload als WAV-Datei in 16-Bit, 8 kHz, Mono. So findet keine erneute Konvertierung statt und die Ansage klingt exakt so, wie Sie sie aufgenommen haben.

Ansage hochladen

1. Klicken Sie auf Ansage hochladen.
2. Wählen Sie eine Audiodatei von Ihrem Computer aus.
3. Die Datei wird hochgeladen und automatisch konvertiert.

Nach dem Upload erscheint die Datei in der Liste und steht sofort in allen Konfigurationsbereichen zur Verfügung (IVR, Warteschlangen, Mailbox etc.).

Beschreibung bearbeiten

Jede Ansage kann mit einer Beschreibung versehen werden, die Ihnen hilft, den Zweck der Datei schnell zu erkennen. Um die Beschreibung zu bearbeiten:

1. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben der Ansage.
2. Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung ein (z.B. "Hauptmenue Begrüßung DE" oder "Warteschlange Support Ansage").
3. Speichern Sie die Änderung.

Tipp: Vergeben Sie von Anfang an eindeutige Beschreibungen. Bei vielen Ansagen erleichtert das die Zuordnung erheblich -- insbesondere wenn Sie Ansagen in mehreren IVR-Menüs oder Warteschlangen verwenden.

Ansage löschen

Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben der gewünschten Ansage und bestätigen Sie den Vorgang.

Beachten Sie: Wenn die Ansage aktuell in einem Sprachmenü, einer Warteschlange oder einer anderen Konfiguration verwendet wird, sollten Sie dort zuerst eine alternative Ansage zuweisen. Andernfalls kann es zu Fehlern bei der Wiedergabe kommen.

Verwendungsbereiche für eigene Ansagen

Ihre hochgeladenen Ansagedateien können an folgenden Stellen eingesetzt werden:

• Sprachmenü (IVR): Als Begrüßungsansage und Menueansagen auf jeder Ebene. Siehe Sprachmenü (IVR).
• Warteschlangen: Als Begrüßung, regelmäßige Positionsansage oder Ansage bei langer Wartezeit. Siehe Warteschlangen.
• Mailbox-Begrüßung: Als persönliche Begrüßungsansage auf einer Sprachmailbox.
• Rufton-Ansage: Als individuelle Warteansage während des Klingelns (Ring-Back Tone).

Wartemusik

Im Reiter Wartemusik verwalten Sie die Musik, die Anrufer hören, während sie in einer Warteschlange warten oder in die Warteschleife gelegt werden.

Standard-Wartemusik

SimplyConnect stellt eine Standard-Wartemusik bereit, die automatisch abgespielt wird, wenn Sie keine eigene Wartemusik konfiguriert haben. Sie können die Standard-Musik jederzeit durch eigene Dateien ersetzen.

Eigene Wartemusik hochladen

1. Klicken Sie auf Datei hinzufügen.
2. Wählen Sie eine oder mehrere Audiodateien aus. Die gleichen Formate wie bei Ansagen werden unterstützt (WAV, MP3, OGG).
3. Die Dateien werden hochgeladen und automatisch konvertiert.

Sie können mehrere Dateien hochladen, um eine Playlist zusammenzustellen. Die Dateien werden in der eingestellten Reihenfolge nacheinander abgespielt und beginnen danach wieder von vorne.

Playlist verwalten

Reihenfolge ändern

Ziehen Sie die Dateien per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge. Die Änderung wird automatisch gespeichert.

Dateien entfernen

Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben der Datei, die Sie aus der Playlist entfernen möchten. Wenn Sie alle eigenen Dateien entfernen, wird automatisch wieder die Standard-Wartemusik verwendet.

Tipp: Verwenden Sie für die Wartemusik lizenzfreie oder GEMA-freie Musik, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Instrumentalmusik in guter Qualität hinterlässt bei Anrufern einen professionellen Eindruck. Vermeiden Sie Stücke mit Gesang, da diese bei Telefonqualität (8 kHz) oft schwer verständlich sind.

Hinweise zur Aufnahme von Ansagen

Aufnahmetipps

• Nehmen Sie in einem ruhigen Raum ohne Hintergrundgeräusche auf.
• Sprechen Sie klar, deutlich und in gleichmäßigem Tempo.
• Lassen Sie am Anfang und Ende der Aufnahme jeweils eine kurze Pause (ca. 0,5 Sekunden).
• Vermeiden Sie Hintergrundmusik in Ansagen, die Tasteneingaben erwarten -- sie erschwert die DTMF-Erkennung.

Empfohlene Werkzeuge

Für die Aufnahme eigener Ansagen eignen sich kostenlose Programme wie Audacity. Exportieren Sie die fertige Aufnahme als WAV-Datei (16-Bit, 8000 Hz, Mono) für optimale Ergebnisse.

Häufige Fragen

Welche Dateigröße ist erlaubt?

Die maximale Dateigröße pro Upload beträgt 10 MB. Für Ansagen von bis zu zwei Minuten Länge ist das in der Regel mehr als ausreichend.

Warum klingt meine Ansage am Telefon anders als am Computer?

Telefonie verwendet eine Abtastrate von 8 kHz, was eine geringere Audioqualität als übliche Medienformate (44,1 kHz) bedeutet. Hohe Frequenzen und feine Nuancen gehen dabei verloren. Testen Sie Ihre Ansagen am besten, indem Sie sich selbst anrufen.

Kann ich Ansagen auch per Telefon aufnehmen?

Aktuell werden Ansagen ausschliesslich über den Datei-Upload im Selfservice-Portal oder per KI-Sprachsynthese erstellt. Klassische Aufnahmen nehmen Sie auf Ihrem Computer auf und laden die Datei anschliessend hoch.

Wie unterscheiden sich KI-Ansagen von hochgeladenen Aufnahmen?

Funktional sind beide identisch – beide stehen in IVR, Warteschlangen, Mailbox-Begrüßungen usw. zur Verfügung. KI-Ansagen erkennen Sie an dem 🤖 KI-Badge in der Liste. Der Unterschied liegt im Erstellungsprozess: KI-Ansagen werden aus Text generiert und sind sofort verfügbar; hochgeladene Aufnahmen benötigen ein vorab aufgenommenes Audio.

Kann ich eine KI-Ansage nachträglich bearbeiten?

Nein. Eine generierte Ansage ist eine feste Audiodatei. Wenn Sie den Text oder die Stimme ändern möchten, löschen Sie die Ansage und erstellen sie über KI-Ansage erstellen neu. So bleiben Generationsverlauf und Abrechnung übersichtlich.

Wie kostet eine KI-Ansage?

KI-Ansagen werden pro 1.000 Zeichen Text abgerechnet. Den aktuellen Preis sehen Sie im Assistenten unter dem Textfeld – bereits bevor Sie generieren. Es fallen ausschliesslich Kosten an, wenn die Ansage tatsächlich erfolgreich erstellt wird; schlägt der Vorgang fehl, wird kein Guthaben verbraucht.

Was passiert, wenn eine geklonte Stimme wegen fehlendem Guthaben deaktiviert wurde?

Die Stimme bleibt in Ihrem Account erhalten, kann aber nicht für neue Ansagen verwendet werden. Sobald Ihr Guthaben wieder ausreichend ist, können Sie die Stimme manuell oder durch eine neue Wartungsbuchung reaktivieren. Bereits erstellte Ansagen, die diese Stimme verwendet haben, sind davon nicht betroffen und bleiben weiterhin abspielbar.

Wie lange dauert das Erstellen einer geklonten Stimme?

In der Regel wenige Minuten. Sobald die Stimme bereit ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung und können sie im Stimmen-Katalog des KI-Ansagen-Assistenten auswählen.