Ansagen und Wartemusik
SimplyConnect ermöglicht es Ihnen, eigene Ansagedateien und Wartemusik hochzuladen und in Ihrer Telefonanlage einzusetzen. Ansagen kommen in Sprachmenüs (IVR), Warteschlangen, Mailbox-Begrüßungen und als Wartemusik zum Einsatz.
Die Verwaltung finden Sie im Selfservice-Portal unter Funktionen > Ansagen. Der Bereich ist in zwei Reiter unterteilt: Eigene Ansagen und Wartemusik.
Voraussetzungen
Für die Verwaltung von Ansagen und Wartemusik benötigen Sie die Berechtigung Ansagen (sounds). Administratoren können diese Berechtigung unter Team > Unterbenutzer für einzelne Benutzer oder Gruppen aktivieren.
Eigene Ansagen
Im Reiter Eigene Ansagen verwalten Sie alle Audiodateien, die als Ansagen in Ihrer Telefonanlage verwendet werden. Jede Datei wird mit ihrem Dateinamen, einer optionalen Beschreibung und dem Upload-Datum angezeigt.
Unterstützte Formate
Sie können Audiodateien in folgenden Formaten hochladen:
- WAV (empfohlen) -- PCM, 16-Bit, 8 kHz oder 16 kHz, Mono
- MP3
- OGG (Ogg Vorbis)
Hochgeladene Dateien werden automatisch in ein Asterisk-kompatibles Format konvertiert (WAV, 8 kHz, Mono, 16-Bit PCM). Die Konvertierung erfolgt serverseitig, sodass Sie sich um technische Details keine Gedanken machen müssen.
Tipp: Für die beste Audioqualität empfehlen wir den Upload als WAV-Datei in 16-Bit, 8 kHz, Mono. So findet keine erneute Konvertierung statt und die Ansage klingt exakt so, wie Sie sie aufgenommen haben.
Ansage hochladen
- Klicken Sie auf Ansage hochladen.
- Wählen Sie eine Audiodatei von Ihrem Computer aus.
- Die Datei wird hochgeladen und automatisch konvertiert.
Nach dem Upload erscheint die Datei in der Liste und steht sofort in allen Konfigurationsbereichen zur Verfügung (IVR, Warteschlangen, Mailbox etc.).
Beschreibung bearbeiten
Jede Ansage kann mit einer Beschreibung versehen werden, die Ihnen hilft, den Zweck der Datei schnell zu erkennen. Um die Beschreibung zu bearbeiten:
- Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben der Ansage.
- Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung ein (z.B. "Hauptmenue Begrüßung DE" oder "Warteschlange Support Ansage").
- Speichern Sie die Änderung.
Tipp: Vergeben Sie von Anfang an eindeutige Beschreibungen. Bei vielen Ansagen erleichtert das die Zuordnung erheblich -- insbesondere wenn Sie Ansagen in mehreren IVR-Menüs oder Warteschlangen verwenden.
Ansage löschen
Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben der gewünschten Ansage und bestätigen Sie den Vorgang.
Beachten Sie: Wenn die Ansage aktuell in einem Sprachmenü, einer Warteschlange oder einer anderen Konfiguration verwendet wird, sollten Sie dort zuerst eine alternative Ansage zuweisen. Andernfalls kann es zu Fehlern bei der Wiedergabe kommen.
Verwendungsbereiche für eigene Ansagen
Ihre hochgeladenen Ansagedateien können an folgenden Stellen eingesetzt werden:
- Sprachmenü (IVR): Als Begrüßungsansage und Menueansagen auf jeder Ebene. Siehe Sprachmenü (IVR).
- Warteschlangen: Als Begrüßung, regelmäßige Positionsansage oder Ansage bei langer Wartezeit. Siehe Warteschlangen.
- Mailbox-Begrüßung: Als persönliche Begrüßungsansage auf einer Sprachmailbox.
- Rufton-Ansage: Als individuelle Warteansage während des Klingelns (Ring-Back Tone).
Wartemusik
Im Reiter Wartemusik verwalten Sie die Musik, die Anrufer hören, während sie in einer Warteschlange warten oder in die Warteschleife gelegt werden.
Standard-Wartemusik
SimplyConnect stellt eine Standard-Wartemusik bereit, die automatisch abgespielt wird, wenn Sie keine eigene Wartemusik konfiguriert haben. Sie können die Standard-Musik jederzeit durch eigene Dateien ersetzen.
Eigene Wartemusik hochladen
- Klicken Sie auf Datei hinzufügen.
- Wählen Sie eine oder mehrere Audiodateien aus. Die gleichen Formate wie bei Ansagen werden unterstützt (WAV, MP3, OGG).
- Die Dateien werden hochgeladen und automatisch konvertiert.
Sie können mehrere Dateien hochladen, um eine Playlist zusammenzustellen. Die Dateien werden in der eingestellten Reihenfolge nacheinander abgespielt und beginnen danach wieder von vorne.
Playlist verwalten
Reihenfolge ändern
Ziehen Sie die Dateien per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge. Die Änderung wird automatisch gespeichert.
Dateien entfernen
Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben der Datei, die Sie aus der Playlist entfernen möchten. Wenn Sie alle eigenen Dateien entfernen, wird automatisch wieder die Standard-Wartemusik verwendet.
Tipp: Verwenden Sie für die Wartemusik lizenzfreie oder GEMA-freie Musik, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Instrumentalmusik in guter Qualität hinterlässt bei Anrufern einen professionellen Eindruck. Vermeiden Sie Stücke mit Gesang, da diese bei Telefonqualität (8 kHz) oft schwer verständlich sind.
Hinweise zur Aufnahme von Ansagen
Aufnahmetipps
- Nehmen Sie in einem ruhigen Raum ohne Hintergrundgeräusche auf.
- Sprechen Sie klar, deutlich und in gleichmäßigem Tempo.
- Lassen Sie am Anfang und Ende der Aufnahme jeweils eine kurze Pause (ca. 0,5 Sekunden).
- Vermeiden Sie Hintergrundmusik in Ansagen, die Tasteneingaben erwarten -- sie erschwert die DTMF-Erkennung.
Empfohlene Werkzeuge
Für die Aufnahme eigener Ansagen eignen sich kostenlose Programme wie Audacity. Exportieren Sie die fertige Aufnahme als WAV-Datei (16-Bit, 8000 Hz, Mono) für optimale Ergebnisse.
Häufige Fragen
Welche Dateigröße ist erlaubt?
Die maximale Dateigröße pro Upload beträgt 10 MB. Für Ansagen von bis zu zwei Minuten Länge ist das in der Regel mehr als ausreichend.
Warum klingt meine Ansage am Telefon anders als am Computer?
Telefonie verwendet eine Abtastrate von 8 kHz, was eine geringere Audioqualität als übliche Medienformate (44,1 kHz) bedeutet. Hohe Frequenzen und feine Nuancen gehen dabei verloren. Testen Sie Ihre Ansagen am besten, indem Sie sich selbst anrufen.
Kann ich Ansagen auch per Telefon aufnehmen?
Aktuell werden Ansagen ausschliesslich über den Datei-Upload im Selfservice-Portal verwaltet. Nehmen Sie die Ansage auf Ihrem Computer auf und laden Sie die Datei anschliessend hoch.