Anrufbeantworter
Der Anrufbeantworter (Voicemail) nimmt eingehende Anrufe entgegen, wenn ein Telefon nicht erreichbar ist oder der Anruf nicht angenommen wird. Hinterlassene Sprachnachrichten können Sie hier anhören, herunterladen und verwalten.
Hinweis: Der Zugriff auf den Anrufbeantworter erfordert die Berechtigung voicebox. Verfügt Ihr Benutzerkonto nicht über diese Berechtigung, wird der Menüpunkt nicht angezeigt. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Gruppen & Berechtigungen.
Voraussetzungen
Bevor der Anrufbeantworter Nachrichten aufzeichnen kann, muss er für das jeweilige Telefon eingerichtet sein:
- Öffnen Sie die Einstellungen des gewünschten Telefons (siehe Telefone).
- Vergeben Sie eine Voicemail-PIN — diese wird benötigt, um die Mailbox telefonisch abzuhören.
- Hinterlegen Sie optional eine Voicemail-E-Mail-Adresse — neue Sprachnachrichten werden dann zusätzlich per E-Mail zugestellt.
- Stellen Sie sicher, dass bei der zugeordneten Rufnummer eine Weiterleitung auf die Voicemail konfiguriert ist (siehe Rufnummern).
Tipp: Wenn Sie eine Voicemail-E-Mail-Adresse hinterlegen, erhalten Sie neue Nachrichten als WAV-Datei im Anhang direkt in Ihr Postfach. So verpassen Sie keine Nachricht, auch wenn Sie nicht im Portal eingeloggt sind.
Telefon auswählen
Am oberen Rand der Seite finden Sie ein Dropdown-Menü zur Telefonauswahl. Wählen Sie hier das Telefon aus, dessen Voicemail-Nachrichten Sie einsehen möchten. Die Liste zeigt nur Telefone an, für die eine Voicemail-Konfiguration existiert.
Nach der Auswahl wird die Nachrichtenliste des entsprechenden Telefons geladen.
Nachrichtenliste
Die Nachrichten sind in zwei Bereiche unterteilt und nach Datum sortiert (neueste zuerst):
Neue Nachrichten
Hier erscheinen alle noch nicht abgehörten Sprachnachrichten. Zu jeder Nachricht sehen Sie:
- Anrufernummer (sofern übermittelt)
- Datum und Uhrzeit des Eingangs
- Dauer der Nachricht
- Audio-Player zum direkten Abspielen im Browser
- Transkript (falls die Transkription aktiviert ist)
Alte Nachrichten
Bereits abgehörte Nachrichten werden in den Bereich „Alte Nachrichten" verschoben. Sie bleiben dort gespeichert, bis Sie diese manuell löschen.
Nachrichten anhören
Jede Nachricht verfügt über einen integrierten Audio-Player. Klicken Sie auf die Wiedergabe-Taste, um die Nachricht direkt im Browser abzuspielen. Ein separater Download ist dafür nicht nötig.
Über die Schaltfläche Download können Sie die Nachricht zusätzlich als WAV-Datei auf Ihren Computer herunterladen.
Transkription (Zusatzoption)
Die Transkription wandelt Sprachnachrichten automatisch in Text um. Diese Funktion ist eine zubuchbare Zusatzoption und standardmäßig nicht in Ihrem Tarif enthalten. Wenden Sie sich an den Support oder Ihren Ansprechpartner, um die Transkription für Ihr Konto freischalten zu lassen.
Datenschutz: Die Transkription erfolgt ausschließlich auf den Servern von simplyConnect. Es werden keine Cloud-Dienste oder externen Anbieter verwendet. Ihre Sprachnachrichten verlassen zu keinem Zeitpunkt unsere Infrastruktur.
Transkription aktivieren
Sobald die Option für Ihr Konto freigeschaltet ist:
- Öffnen Sie die Einstellungen eines Telefons (Zahnrad-Symbol unter Telefone).
- Im Bereich Voicemail setzen Sie den Haken bei Voicemail-Transkription aktivieren.
- Speichern Sie die Einstellungen.
Ab diesem Zeitpunkt werden alle neuen Sprachnachrichten automatisch transkribiert. Die Transkription erfolgt im Hintergrund und dauert in der Regel wenige Sekunden.
Transkript anzeigen
Wenn eine Nachricht erfolgreich transkribiert wurde, erscheint unter dem Audio-Player der Link Transkript anzeigen. Klicken Sie darauf, um den transkribierten Text aufzuklappen.
Während eine Nachricht transkribiert wird, sehen Sie einen Lade-Indikator. Die Anzeige aktualisiert sich automatisch, sobald das Transkript fertig ist — ein Neuladen der Seite ist nicht nötig.
Bestehende Nachrichten transkribieren
Nachrichten, die vor der Aktivierung der Transkription eingegangen sind, können nachträglich transkribiert werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Transkribieren neben der jeweiligen Nachricht. Dieser Button erscheint nur bei Nachrichten, die noch kein Transkript haben.
Falls die Transkription fehlschlägt (z.B. bei sehr kurzen oder stillen Nachrichten), wird dies angezeigt. Sie können es über die Schaltfläche Transkribieren erneut versuchen.
Transkript per E-Mail
Wenn Sie eine Voicemail-E-Mail-Adresse hinterlegt haben und die Transkription aktiv ist, wird das Transkript automatisch in die E-Mail-Benachrichtigung aufgenommen. Sie erhalten dann:
- Eine Übersicht mit Anrufer, Dauer und Datum
- Den transkribierten Text der Nachricht
- Die Sprachnachricht als WAV-Datei im Anhang (sofern konfiguriert)
Ohne aktivierte Transkription erhalten Sie die E-Mail weiterhin — dann aber ohne Transkript.
Nachrichten löschen
Einzelne Nachricht löschen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen neben der jeweiligen Nachricht. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Nachricht sofort entfernt.
Mehrere Nachrichten löschen
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Nachrichten, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche X löschen oberhalb der Liste.
- Alle markierten Nachrichten werden nach einer Sicherheitsabfrage in einem Vorgang entfernt.
Tipp: Löschen Sie regelmäßig alte Nachrichten, um den Speicherplatz Ihrer Voicemail nicht zu erschöpfen.
Echtzeitbenachrichtigung
Wenn eine neue Sprachnachricht eingeht, werden Sie in Echtzeit benachrichtigt. Im Portal erscheint eine Desktop-Benachrichtigung, und der Nachrichtenzähler wird automatisch aktualisiert. Sie müssen die Seite nicht manuell neu laden.
Stellen Sie sicher, dass Sie Desktop-Benachrichtigungen für die SimplyConnect-Seite in Ihrem Browser zugelassen haben, um diese Funktion nutzen zu können.
Häufige Fragen
Warum sehe ich keine Nachrichten? Prüfen Sie, ob für das ausgewählte Telefon eine Voicemail-PIN konfiguriert ist und ob bei der Rufnummer eine Weiterleitung auf die Voicemail eingerichtet ist.
Wie lange werden Nachrichten gespeichert? Nachrichten werden unbegrenzt gespeichert, bis Sie diese manuell löschen.
Kann ich den Ansagetext anpassen? Ja, individuelle Ansagen können über die Soundverwaltung hochgeladen und dem Anrufbeantworter zugewiesen werden (siehe Sounds).
Warum sehe ich die Transkriptions-Option nicht? Die Transkription ist eine kostenpflichtige Zusatzoption, die für Ihr Konto freigeschaltet werden muss. Kontaktieren Sie den Support oder Ihren Ansprechpartner, um die Option zu buchen. Erst nach der Freischaltung erscheint die Checkbox in den Telefon-Einstellungen.
Wie genau ist die Transkription? Die Qualität hängt von der Sprachqualität der Nachricht ab. Bei deutlicher Sprache und geringen Hintergrundgeräuschen liefert die Transkription in der Regel gute Ergebnisse. Bei starkem Rauschen, Dialekt oder sehr leisen Nachrichten kann es zu Ungenauigkeiten kommen.
Werden meine Sprachnachrichten an externe Dienste gesendet? Nein. Die Transkription erfolgt vollständig auf den Servern von simplyConnect. Es werden keine Cloud-Dienste wie Google, Amazon oder OpenAI verwendet.