Konferenzräume
Mit Konferenzräumen können Sie Telefonkonferenzen abhalten, an denen mehrere Teilnehmer gleichzeitig teilnehmen. Jeder Teilnehmer wählt sich über eine Rufnummer ein und wird automatisch mit allen anderen Teilnehmern verbunden.
Sie erreichen die Konferenzverwaltung über Telefonanlage > Funktionen und dort den Tab Konferenzen.
Überblick
Konferenzräume funktionieren wie virtuelle Besprechungsräume: Sie erstellen einen Raum, weisen ihm eine Rufnummer zu und teilen diese Ihren Teilnehmern mit. Jeder, der die Nummer anruft, wird in den Konferenzraum geschaltet und kann mit allen anderen Teilnehmern sprechen.
- Konferenzräume können jederzeit betreten und verlassen werden
- Die Teilnehmerzahl ist nicht künstlich begrenzt
- Konferenzen enden automatisch, wenn der letzte Teilnehmer auflegt
Konferenzraum erstellen
Klicken Sie auf Konferenzraum erstellen, um einen neuen Raum anzulegen.
Name
Vergeben Sie einen Namen für den Konferenzraum (z.B. "Wochentliches Team-Meeting", "Projektbesprechung", "Management-Runde"). Der Name dient der internen Identifikation und ist für die Teilnehmer nicht hörbar.
PIN-Schutz
Optional können Sie den Konferenzraum mit einer PIN schützen. Wenn eine PIN gesetzt ist, muss jeder Teilnehmer beim Einwählen diese PIN eingeben, bevor er der Konferenz beitreten kann.
- Die PIN besteht aus Ziffern (z.B. "1234" oder "8675")
- Teilnehmer werden per Sprachansage zur PIN-Eingabe aufgefordert
- Bei falscher PIN wird der Zutritt verweigert
Tipp: Setzen Sie eine PIN, wenn die Konferenz vertraulich ist oder die Rufnummer öffentlich bekannt ist. Ohne PIN kann jeder, der die Rufnummer kennt, der Konferenz beitreten.
Aufzeichnung
Aktivieren oder deaktivieren Sie die Aufzeichnung des Konferenzgesprächs:
- Aktiviert: Das gesamte Gespräch wird aufgezeichnet und kann anschliessend heruntergeladen werden
- Deaktiviert: Es findet keine Aufzeichnung statt
Die Aufzeichnung wird nach Beendigung der Konferenz (wenn alle Teilnehmer aufgelegt haben) als Audiodatei gespeichert. Sie können die Aufzeichnung später anhören, herunterladen oder löschen.
Tipp: Beachten Sie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Informieren Sie alle Teilnehmer vorab, wenn ein Konferenzgespräch aufgezeichnet wird. In Deutschland ist die heimliche Aufzeichnung von Telefongesprächen strafbar.
Konferenzraum bearbeiten
Klicken Sie auf einen bestehenden Konferenzraum, um die Einstellungen zu ändern. Sie können jederzeit den Namen, die PIN und die Aufzeichnungsoption anpassen. Änderungen gelten sofort -- auch für laufende Konferenzen.
Rufnummer zuweisen
Damit Teilnehmer den Konferenzraum anrufen können, müssen Sie ihm eine Rufnummer zuweisen:
- Öffnen Sie Telefonanlage > Rufnummern
- Wählen Sie die Rufnummer, die als Einwahlnummer für die Konferenz dienen soll
- Öffnen Sie die Routing-Konfiguration dieser Nummer
- Wählen Sie als Routing-Ziel Konferenz
- Wählen Sie den gewünschten Konferenzraum aus der Liste
- Speichern Sie die Änderung
Ab sofort werden alle Anrufe auf diese Nummer in den Konferenzraum geleitet. Teilen Sie den Teilnehmern diese Rufnummer (und ggf. die PIN) mit.
Tipp: Verwenden Sie für regelmäßige Konferenzen eine eigene, fest zugewiesene Rufnummer. So müssen Sie die Nummer nicht vor jedem Termin neu konfigurieren und die Teilnehmer können sich die Einwahldaten merken.
Teilnehmen
Externe Teilnehmer
Externe Teilnehmer (Kunden, Partner, Mitarbeiter außerhalb Ihres Unternehmens) wählen einfach die zugewiesene Rufnummer. Sie werden nach der optionalen PIN-Eingabe direkt in die Konferenz geschaltet.
Interne Teilnehmer
Interne Teilnehmer (Ihre eigenen SimplyConnect-Telefone) können ebenfalls die zugewiesene Rufnummer wählen. Alternativ können sie, falls eine interne Durchwahl auf den Konferenzraum geroutet ist, die kurze interne Nummer verwenden.
Aktive Teilnehmer einsehen
In der Konferenzübersicht sehen Sie für jeden Raum die Anzahl der aktuell aktiven Teilnehmer. Klicken Sie auf den Konferenzraum, um Details zu den einzelnen Teilnehmern einzusehen -- sofern diese Information verfügbar ist.
Konferenzraum löschen
Um einen Konferenzraum zu löschen, klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben dem Raum. Beachten Sie:
- Ein Konferenzraum kann nur gelöscht werden, wenn keine aktive Konferenz läuft
- Die Rufnummernzuordnung wird automatisch aufgehoben -- die Rufnummer ist danach ohne Routing-Ziel
- Vorhandene Aufzeichnungen bleiben erhalten und können weiterhin abgerufen werden
- Sie werden vor dem Löschen um Bestätigung gebeten
Tipps für gelungene Telefonkonferenzen
- Einwahldaten rechtzeitig versenden: Teilen Sie den Teilnehmern Rufnummer und PIN frühzeitig mit (z.B. in der Kalendereinladung)
- PIN verwenden: Schützen Sie Konferenzen mit einer PIN, um unerwünschte Teilnehmer zu vermeiden
- Stummschaltung nutzen: Bitten Sie Teilnehmer, die gerade nicht sprechen, ihr Mikrofon stummzuschalten (am Telefon), um Hintergrundgeräusche zu minimieren
- Feste Konferenznummer: Richten Sie für wiederkehrende Termine eine dauerhafte Rufnummer ein, damit sich alle Teilnehmer die Einwahldaten merken können
- Aufzeichnung ankündigen: Wenn Sie die Aufzeichnung aktiviert haben, weisen Sie zu Beginn der Konferenz darauf hin
Weitergehende Informationen
- Rufnummern an Konferenzräume routen: Rufnummern verwalten
- Zeitsteuerung für Konferenz-Rufnummern: Zeitsteuerung
- Warteschlangen als Alternative: Warteschlangen
- Telefone und SIP-Konten verwalten: Telefone und Durchwahlen