Zeitsteuerung

Mit der Zeitsteuerung bestimmen Sie automatisch, was mit eingehenden Anrufen zu bestimmten Zeiten geschieht. So können Sie beispielsweise Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten auf eine Voicebox umleiten, an Feiertagen eine spezielle Ansage abspielen oder am Wochenende an ein Mobiltelefon weiterleiten.

Die Zeitsteuerung ist pro Rufnummer konfigurierbar. Sie erreichen sie über Telefonanlage > Rufnummern, indem Sie bei einer Rufnummer auf Zeitsteuerung klicken.

Ansichten

Die Zeitsteuerung bietet zwei Ansichten, die über die Buttons Flow und Liste umgeschaltet werden können:

Flow-Ansicht

Die Flow-Ansicht zeigt die Regeln als visuellen Kaskaden-Fluss: Vom eingehenden Anruf oben bis zum Standard-Routing unten. Jede Regel wird als Bedingungsknoten (links) mit einem Aktionsknoten (rechts) dargestellt. Die aktuell aktive Regel wird grün hervorgehoben.

• Klick auf einen Knoten öffnet den Bearbeitungsdialog
• Ziehen eines Bedingungsknotens ändert die Reihenfolge per Drag-and-Drop
• +-Buttons zwischen den Knoten fügen eine neue Regel an der gewünschten Position ein

Listen-Ansicht

Die klassische tabellarische Darstellung aller Regeln mit Drag-and-Drop-Sortierung. Jede Regel zeigt Name, Bedingung, Aktion und Status (aktiv/inaktiv).

Funktionsprinzip

Die Zeitsteuerung arbeitet mit Regeln, die in einer festgelegten Reihenfolge (Priorität) ausgewertet werden. Für jeden eingehenden Anruf wird geprüft:

1. Treffen alle Bedingungen einer Regel zu?
2. Wenn ja: Die in der Regel definierte Aktion wird ausgeführt
3. Wenn nein: Die nächste Regel wird geprüft
4. Wenn keine Regel zutrifft: Das normale Routing der Rufnummer greift (wie unter Rufnummern verwalten konfiguriert)

Die Regeln werden von oben nach unten geprüft. Die erste zutreffende Regel gewinnt. Daher sollten spezifischere Regeln (z.B. Feiertage) weiter oben stehen als allgemeine Regeln (z.B. Wochenende).

Bedingungen

Jede Regel kann eine oder mehrere Bedingungen haben. Wenn mehrere Bedingungen konfiguriert sind, müssen alle gleichzeitig zutreffen (UND-Verknüpfung). So können Sie z.B. eine Regel erstellen, die nur greift wenn es ein Feiertag ist UND die Uhrzeit zwischen 08:00 und 12:00 liegt.

Wochentag und Uhrzeit

Die häufigste Bedingungsart: Definieren Sie, an welchen Wochentagen und in welchem Zeitraum die Regel gelten soll.

• Wochentage: Wählen Sie einen oder mehrere Wochentage aus (Montag bis Sonntag)
• Zeitraum: Legen Sie den Start- und Endzeitpunkt fest (z.B. 18:00 bis 08:00 für die Nacht)
• Leer lassen: Gilt ganztägig

Nachtregeln (z.B. 18:00 bis 08:00) werden automatisch erkannt und korrekt über Mitternacht ausgewertet.

Beispiele:

• Montag bis Freitag, 18:00 bis 08:00 -- Nachtschaltung
• Samstag und Sonntag, ganztägig -- Wochenende
• Montag bis Freitag, 12:00 bis 13:00 -- Mittagspause

Datumsbereich

Für einzelne Tage oder Zeiträume, die von der normalen Wochen-Regel abweichen sollen. Typische Anwendungsfälle sind Feiertage, Betriebsferien oder besondere Veranstaltungen.

• Datum von/bis: Wählen Sie ein einzelnes Datum oder einen Datumsbereich
• Uhrzeit: Optional können Sie den Zeitraum weiter einschränken

Beispiele:

• 25.12. bis 26.12. ganztägig -- Weihnachten
• 24.12. ab 12:00 -- Heiligabend nachmittags
• 15.07. bis 02.08. ganztägig -- Betriebsurlaub

Externe API (Webhook)

Für dynamische Bedingungen, die von einem externen System abhängig sind. Ein externer Webservice wird per HTTPS abgefragt und das Ergebnis ausgewertet. Damit können Sie z.B. Öffnungszeiten aus einem CRM-System abfragen, Feiertags-APIs anbinden oder einen eigenen Webhook bereitstellen.

Konfiguration:

• URL: Die HTTPS-URL des Webservices. Platzhalter werden automatisch ersetzt:
  • {{called_number}} -- die angerufene Nummer (E164-Format, z.B. 4930123456)
  • {{caller_number}} -- die Nummer des Anrufers
  • {{ddi}} -- die DDI-Kennung der Rufnummer
• Methode: GET oder POST
• Antwortfeld: JSONPath zum auszuwertenden Feld (z.B. $.is_open oder $.data.status)
• Operator: Vergleichsoperator (ist gleich, ist nicht gleich, ist wahr, ist falsch, enthält, größer als, kleiner als)
• Wert: Der erwartete Vergleichswert
• Cache: Wie lange das API-Ergebnis zwischengespeichert werden soll (in Sekunden). Empfohlen: mindestens 60 Sekunden, um die API nicht bei jedem Anruf abzufragen.

Authentifizierung:

Die API-Bedingung unterstützt gängige Authentifizierungsmethoden:

• Keine: Kein Zugriffsschutz (öffentliche APIs)
• API-Key: Ein Schlüssel wird als HTTP-Header oder Query-Parameter mitgesendet
• Bearer Token: Ein statischer Token im Authorization-Header
• Basic Auth: Benutzername und Passwort
• OAuth2 (Client Credentials): Automatischer Token-Abruf über einen Token-Endpoint mit Client-ID und Client-Secret. Der Token wird zwischengespeichert und vor Ablauf automatisch erneuert.

Testen: Über den Button "Testen" im Bearbeitungsdialog können Sie die API-Abfrage sofort ausführen und das Ergebnis prüfen.

Sicherheit: Nur HTTPS-URLs sind erlaubt. Private und reservierte IP-Adressen werden blockiert. API-Aufrufe haben ein Timeout von 5 Sekunden.

Beispiel:

URL:   https://feiertage-api.de/api/?jahr=2026&nur_land=NW
Feld:  $.status
Operator: ist gleich
Wert:  200
Cache: 86400 (1 Tag)
Auth:  Keine

Tipp: Kombinieren Sie eine API-Bedingung mit einer Wochentag-Bedingung, um z.B. nur an Werktagen die API abzufragen: "Wenn Feiertag (API) UND Montag bis Freitag".

Aktionen

Für jede Regel legen Sie fest, was mit dem Anruf geschehen soll. Die Aktion wird als Kachel ausgewählt:

Voicebox

Der Anruf wird an die Voicebox weitergeleitet. Der Anrufer hört eine Ansage und kann eine Nachricht hinterlassen.

• Wählen Sie eine Ansage aus Ihren hochgeladenen Sounddateien (unter Ansagen verwaltet)
• Legen Sie die Wartezeit fest, bis die Mailbox aktiviert wird

Weiterleitung

Der Anruf wird an eine oder mehrere Rufnummern weitergeleitet.

• Bis zu 5 Weiterleitungsstufen (sequenziell): Wird die erste Nummer nicht abgenommen, klingelt die nächste
• Paralleles Klingeln: Mehrere Nummern pro Stufe kommagetrennt eingeben
• Optionale Ansage vor der Weiterleitung

Warteschlange

Der Anruf wird in eine Warteschlange eingereiht.

• Wählen Sie die Ziel-Warteschlange aus der Liste

Ansage und Auflegen

Der Anrufer hört eine Ansage, danach wird der Anruf beendet (keine Mailbox).

• Wählen Sie die gewünschte Ansage-Datei
• Geeignet für reine Informationsansagen (z.B. "Unsere Geschäftszeiten sind...")

Konferenz

Der Anruf wird in einen Konferenzraum verbunden.

• Wählen Sie den Konferenzraum aus der Liste

Gruppenruf

Der Anruf wird an eine Rufgruppe weitergeleitet, sodass alle Mitglieder gleichzeitig klingeln.

• Wählen Sie die Rufgruppe aus der Liste

Faxempfang

Eingehende Faxe werden empfangen und als PDF per E-Mail zugestellt.

• Geben Sie die E-Mail-Adresse für den Faxempfang ein

KI-Assistent

Der Anruf wird von einem KI-Assistenten entgegengenommen.

• Wählen Sie den Assistenten aus der Liste
• Nur verfügbar wenn das KI-Assistenten-Feature aktiviert ist

Priorität und Reihenfolge

Die Reihenfolge der Regeln bestimmt, welche Regel bei mehreren Treffern angewendet wird. Sie können die Reihenfolge per Drag-and-Drop ändern -- sowohl in der Flow-Ansicht (Bedingungsknoten ziehen) als auch in der Listen-Ansicht (Griff-Symbol ziehen).

In der Flow-Ansicht können Sie über die +-Buttons eine neue Regel direkt an der gewünschten Position in der Kaskade einfügen.

Empfohlene Reihenfolge (von oben nach unten):

1. Datumsausnahmen (Feiertage, Betriebsurlaub) -- höchste Priorität
2. API-Bedingungen (z.B. Feiertags-API) -- falls verwendet
3. Spezifische Wochentagsregeln (z.B. Samstag ganztägig)
4. Allgemeine Zeitregeln (z.B. Montag-Freitag nach 18:00)

Beispiel für eine vollständige Konfiguration:

Sounddateien für Ansagen

Für Voicebox-Ansagen und Informationsansagen können Sie eigene Sounddateien verwenden. Diese verwalten Sie unter Telefonanlage > Ansagen. Im Bearbeitungsdialog der Zeitsteuerung werden alle Ihre Ansagen mit dem hinterlegten Namen angezeigt.

Tipp: Sprechen Sie in Ihren Ansagen immer die Geschäftszeiten und eine alternative Kontaktmöglichkeit an. Beispiel: "Sie erreichen uns montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton eine Nachricht."

Beispielszenarien

Klassische Bürozeiten

Ziel: Anrufe während der Geschäftszeiten (Mo-Fr 08:00-18:00) normal durchstellen, außerhalb auf Voicebox.

1. Regel Wochenende: Bedingung Sa+So ganztägig, Aktion Voicebox
2. Regel Feierabend: Bedingung Mo-Fr 18:00-08:00, Aktion Voicebox

Feiertagsschaltung mit API

Ziel: An gesetzlichen Feiertagen automatisch eine spezielle Ansage abspielen, ohne jeden Feiertag manuell einzutragen.

1. Regel Feiertag: Bedingung "Externe API" mit Feiertags-API + Bedingung "Wochentag Mo-Fr", Aktion "Ansage und Auflegen"
2. Setzen Sie diese Regel an den Anfang der Liste (höchste Priorität)
3. Die regulären Wochentagsregeln bleiben unverändert bestehen

Rufbereitschaft

Ziel: Nachts und am Wochenende Anrufe an ein Bereitschaftshandy weiterleiten.

1. Regel Wochenende: Bedingung Sa+So ganztägig, Aktion Weiterleitung an Mobilnummer
2. Regel Nachts: Bedingung Mo-Fr 18:00-08:00, Aktion Weiterleitung an Mobilnummer

Dynamische Steuerung über CRM

Ziel: Anrufe basierend auf dem Büro-Status im CRM-System steuern.

1. Regel Büro geschlossen: Bedingung "Externe API" mit CRM-Webhook (https://crm.firma.de/api/office-status?ddi={{called_number}}), Feld $.is_open, Operator "ist falsch". Aktion: Voicebox.
2. Die API gibt {"is_open": true} zurück wenn das Büro offen ist -- dann greift die Regel nicht und der Anruf wird normal durchgestellt.

Weitergehende Informationen

• Grundlegende Rufnummernkonfiguration: Rufnummern verwalten
• Warteschlangen als Weiterleitungsziel: Warteschlangen
• Konferenzräume als Weiterleitungsziel: Konferenzräume
• Ansagen verwalten: Ansagen
• KI-Assistenten: KI-Assistent